Ons werkproces

Lees hier hoe wij te werk gaan!

Wij zijn een bloemen-en plantenhandelsbedrijf dat bloemen en planten exporteert vanuit Nederland naar de Duitse bloemist. Maar hoe doen we dat? Dat vertellen we je op deze pagina.

Inkopen van de producten

Het assortiment dat wij aanbieden wordt ingekocht aan de hand van prognoses.

Dankzij alle data die we hebben verzameld de afgelopen jaren, de ervaring van onze inkopers en het in de gaten houden van het aanbod en de trends kunnen wij gericht inkopen doen. We weten daarmee nog voordat de bloemen gesneden worden al wat er gekocht gaat worden. Zo proberen wij te voldoen aan de behoefte van de bloemist die vaak zo laat als mogelijk wil bestellen en zo snel als mogelijk geleverd wil krijgen. Door aan de hand van prognoses ons aanbod vers van de kwekerijen te halen, verkorten we de doorlooptijd. Zowel tussen bestellen en leveren, zodat de bloemist niet onnodig vooruit hoeft te denken en daarmee een groter voorraad risico heeft. Dit verkort ook het fysieke proces tussen “snij” en “vaas”. En natuurlijk als de klant reeds een (voor)bestelling heeft gedaan, nemen we deze mee in onze inkoop van producten. Hoe de prognose tot stand komt, is een mix van data en kennis. Naast de producten die direct van de kwekerijen geleverd worden, start met de dag met inkopen op de klokken van het veilinghuis Royal Flora Holland.

Dit is al erg vroeg in de ochtend, de eerste inkopers beginnen al om half 5! Nog terwijl de klokken draaien, worden de producten via een intern transportsysteem geleverd bij ons. De producten die direct van de kwekerijen worden, afhankelijk van de locatie van de kwekerijen en productsoorten, tussen ’s morgens vroeg en de namiddag geleverd. Terwijl de dag verloopt heeft de bloemist tot 17 uur de gelegenheid de producten in te kopen die de aankomende nacht nog geleverd worden.

Het verwerken van de ingekochte producten

De producten komen direct vanaf de kwekerijen of via het interne transport van de veiling binnen in ons pand. Vervolgens wordt alles door ons gecontroleerd op kwaliteit en kwantiteit. Waar nodig verkleinen we de verpakkingseenheden. Producten die bijvoorbeeld aankomen in pakjes van 50, herverpakken wij in pakjes van 10, zodat de bloemist makkelijker kleinere hoeveelheden kan afnemen. Vervolgens worden de producten op vooraf bepaalde locaties in de koelcel opgesteld zodat de orderpickers deze efficiënt kunnen picken. In deze koelcel worden de producten bewaard onder een stabiele temperatuur. Zo is het risico op bederf minimaal. Het komt regelmatig voor dat producten om 15 uur aankomen en al om 17 uur naar de bloemist onderweg zijn.

Na binnenkomst, worden er ook foto’s gemaakt

Onze professionele fotograaf is elke dag bezig om alle ingekochte producten op beeld vast te leggen. Met onze foto’s willen wij een zo realistisch mogelijk beeld schetsen van wat de bloemist van onze producten kunt verwachten. Het blijven wel versproducten, die vanwege hun aard en natuurlijke invloeden enigszins kunnen afwijken. Omdat kleuren exact aflezen op een computerbeeld onmogelijk is, hanteren wij RHS kleuren. Hiervan hebben onze klanten ook een fysieke kleurenwaaier zodat er zeer specifiek een product op kleur gekozen kan worden. Onze fotograaf controleert deze kleuren uiteraard met natuurlijk licht.

De orders worden samengesteld

Op maandag, woensdag en vrijdag kan er tot 17 uur besteld worden. Onze orderpickers staan op deze dagen klaar om de bestellingen gereed te maken voor verzending. De bestelling wordt verpakt in kratten. De klantcode van de bloemist staat vermeld op elke krat. Bij het rangschikken van de kratten wordt gelet op het gewicht, de lengte en de gevoeligheid van de bloemen. De zwaarste producten worden onderop gelegd en de lichtste bovenop. Er wordt ruimte aan de zijkanten van de binnenruimte van de kratten vrij gehouden. Zo wordt de kans op schade geminimaliseerd. Iedere orderpicker heeft zijn of haar eigen ruimte in onze koelcel met eigen ‘straatjes’ met producten. Zo kunnen wij de producten in één handeling verzamelen en inpakken. De krat gaat (wanneer er meerdere productsoorten worden besteld) langs meerdere ‘straatjes’ en wordt door verschillende orderpickers gevuld. De medewerker wordt aangestuurd door “Truus” ons pick-by-voice systeem. ”Truus” vertelt de medewerker welk product en welke hoeveelheid er in een krat moet. Ook vraagt het om een bevestiging wanneer een handeling is uitgevoerd of niet uitgevoerd kan worden. Onze software leert van de medewerkers de efficiëntste looproutes. Daarmee is onze software ook op de werkvloer niet enkel ter administratieve ondersteuning, maar worden ook looproutes, prognoses en andere ingewikkelde calculaties door de software gestroomlijnd. Voor het orderpicken betekent dit een vermindering in het maken van fouten. Het gevolg is een efficiënte en betrouwbare levering aan onze bloemisten.

Transport

Ook het transport over de weg doen we in eigen beheer. Zo houden we maximale controle over de kwaliteit van de leveringen. Nadat uw bestellingen zijn ingepakt, worden deze geordend bij de docks (de plek waar de vrachtwagens in-en uitladen), om uiteindelijk ingeladen te worden in de vrachtwagens. Elke vrachtwagen heeft een eigen gebied met bloemisten waar hij langs gaat. Het is dus belangrijk dat alle producten op volgorde worden ingeladen, zodat ook weer efficiënt uitgeladen kan worden. Naast de snijbloemen worden ook de grotere producten die niet in de krat passen samengevoegd de bestelling. Deze producten worden op Deense karren vervoerd. Op dit moment worden ook de afleverbonnen geprint en meegegeven aan onze chauffeur. Dit is het moment waarop de afleverbon en de geplande aankomsttijd voor onze bloemisten beschikbaar worden op onze website, zodat de bloemist de bestelling kan controleren en volgen. Nadat alles is ingeladen gaan onze grote vrachtwagens op weg naar een omlaadplek waar kleinere vrachtwagen van ons al klaar staan. De bestellingen worden vervolgens verdeeld onder de verschillende vrachtauto’s, die ieder hun “tour” rijden langs verschillende bloemisten. Dit logistieke proces heeft tot gevolg dat we, op zeer efficiënte wijze, de bloemisten nog voor openingstijd leveren.

Levering

Terwijl de bloemist geniet van de nachtrust, zijn onze chauffeurs onderweg om de bloemenwinkels te voorzien van een verse voorraad producten. Als de bloemist 's ochtends bij de winkel aankomt, heeft onze chauffeur de bestelling al afgeleverd. Ondanks dat onze chauffeurs heel goed zijn in het ontwijken van files en zelfs met sneeuw en ijs goed kunnen rijden, kan er onderweg altijd iets gebeuren. Daarom bieden wij track & trace op al onze uitlevereenheden. Zo kunnen we de bloemisten in het klantenportaal informeren over de actuele status en leververwachting. Daarnaast zal onze klantenservice de bloemist informeren indien er sprake is van verkeerssituaties waardoor de bestelling vertraging oploopt. Nadat de bestelling is geleverd kan deze gecontroleerd, uitgepakt, aangesneden en verwerkt worden.

Bestelling gelevered

Het is belangrijk dat de bloemist zelf de geleverde bestelling controleert. Meer informatie hierover vindt u hier. Alles in orde? Dan kan de bloemist aan de slag om prachtige creaties te maken voor de eindconsument. Is een bestelling niet naar tevredenheid geleverd? Dan is het belangrijk dat er contact met ons wordt opgenomen. Dit kan gedaan worden via de digitale afleverbon, fax of bij nood telefonisch.

Retour

Nadat de bestelling is uitgepakt blijven de lege verpakkingen over. Wij ontvangen deze graag, samen met onze kratten, retour. Wij hergebruiken of recyclen deze materialen. Lees hier meer over wat u mag en moet aanbieden voor retour.

Retour van (foutief) product

Wanneer een bloemist producten naar ons wil terugsturen, dient hij of zij contact op te nemen met de klantenservice. Meer informatie over retour zendingen vindt u hier. Als er een deel van de levering ontbreekt of juist een teveel geleverd heeft gekregen dient dit gemeld te worden bij de klantenservice. Zij zullen helpen om alles bij te sturen en de bloemist tegemoet komen.

Factuur

Wij sturen wekelijks op vrijdag facturen voor de bestellingen die die week zijn geleverd. Op deze facturen staat elke levering specifiek beschreven.‎

Heeft u een vraag? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Bekijk onze contactpagina voor de juiste persoon.